Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten die TIEBY GmbH erhebt, verarbeitet und speichert, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie – soweit einschlägig – der Verordnung (EU) 2024/1689 („AI Act“) zustehen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

TIEBY GmbH
Gewerbepark Kachtenhausen 1 – 10
32791 Lage, Germany
E-Mail: team@tieby.com
Geschäftsführer: Jens Grotebrune

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist unter der vorstehenden Anschrift (z. Hd. des Datenschutzbeauftragten) sowie unter datenschutz@tieby.com erreichbar.

Für Anfragen zur Nutzung von KI-Systemen, Transparenzhinweisen nach dem AI Act oder zu automatisierten Entscheidungen erreichen Sie uns ebenfalls unter datenschutz@tieby.com bzw. hi@tieby.com.

2. Geltungsbereich

Diese Informationen gelten für:

• den Besuch unserer Website www.tieby.com (einschließlich Unterseiten),
• die Kontaktaufnahme per E-Mail oder sonstige geschäftliche Kommunikation,
• die Nutzung unserer digitalen Produkte und Plattformen im Bereich Smart Logistics / KI-gestützter Logistikprozesse (soweit Sie Kunde, Interessent, Nutzer oder sonst Betroffener sind),
• sonstige Verarbeitungen, die wir in dieser Erklärung ausdrücklich nennen (z. B. Bewerbungen, Zahlungsabwicklung, Videoüberwachung).

Für einzelne Produkte, Kundenportale oder Vertragspartner können ergänzende Datenschutzhinweise, Auftrags- oder gemeinsame Verantwortlichkeiten sowie spezielle KI-Transparenzhinweise gelten. Diese werden Ihnen jeweils bei Nutzung oder Vertragsabschluss gesondert mitgeteilt.

3. Aufruf unserer Website – Server-Logfiles

Beim Aufrufen von www.tieby.com sendet Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Webserver. Diese werden temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Endgeräts,
• übermittelter User-Agent sowie ggf. Statuscode der Serverantwort.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Auslieferung der Website technisch zu ermöglichen, die Systemsicherheit und Stabilität zu gewährleisten sowie Missbrauch zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot).

Die Logdaten werden nach Wegfall des Zwecks, in der Regel nach wenigen Tagen, gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Die Website wird derzeit als informative Präsenz betrieben. Soweit wir keine Cookies setzen oder keine Analyse-/Marketing-Tools einsetzen, die einer Einwilligung bedürfen, erfolgt der Besuch ohne zusätzliche Tracking-Technologien. Sollten wir künftig solche Technologien einsetzen, informieren wir Sie vorab und holen – soweit gesetzlich erforderlich – Ihre Einwilligung ein.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. hi@tieby.com, team@tieby.com) oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht sowie ggf. weitere freiwillig übermittelte Daten), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Folgekommunikation zu führen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung vorliegt. Die Daten werden gelöscht, wenn sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – Überblick

TIEBY entwickelt und betreibt digitale Lösungen für die Logistikbranche, die KI- und maschinelle Lernverfahren nutzen bzw. nutzen können – beispielsweise zur Unterstützung von Preisfindung, Routen- und Prozessvorschlägen, Dokumenten- und Datenauswertung, Entscheidungsunterstützung für Spediteure und Verlader sowie zur Automatisierung repetitiver Arbeitsabläufe.

Wir verpflichten uns, KI-Systeme rechtmäßig, transparent, sicher und verantwortungsvoll einzusetzen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit KI unterliegt weiterhin der DSGVO; der AI Act gilt ergänzend und ersetzt die Datenschutzpflichten nicht.

6. Unsere Rolle nach dem EU AI Act

Je nach Produkt und Einsatzkonstellation kann die TIEBY GmbH als

• Anbieter (Provider) eines KI-Systems auftreten, das wir unter unserem Namen oder unserer Marke in der Union in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen, und/oder
• Betreiber (Deployer) eines KI-Systems, das wir selbst im eigenen Geschäftsbetrieb oder für Kundenprozesse nutzen.

Wir prüfen unsere KI-Anwendungen anhand der Risikoklassen des AI Act (u. a. verbotene Praktiken, Hochrisiko-KI, Transparenzpflichten, allgemeine KI-/GPAI-Modelle). Systeme, die ausschließlich der Entscheidungsunterstützung in B2B-Logistikprozessen dienen und unter menschlicher Aufsicht stehen, werden so ausgestaltet, dass keine unzulässigen Praktiken nach dem AI Act erfolgen.

Soweit ein System als Hochrisiko-KI einzustufen wäre, stellen wir vor dem Einsatz die Einhaltung der einschlägigen Anbieter- bzw. Betreiberpflichten sicher (u. a. Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, Protokollierung, Transparenz und Information, menschliche Aufsicht, Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit) und führen – soweit erforderlich – eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) sowie ggf. eine Fundamental Rights Impact Assessment nach dem AI Act durch.

7. Transparenzpflichten (Art. 50 AI Act) und Information der betroffenen Personen

Soweit gesetzlich vorgeschrieben, stellen wir sicher, dass natürliche Personen klar und rechtzeitig informiert werden, wenn:

• sie unmittelbar mit einem KI-System interagieren (soweit dies nicht offensichtlich ist),
• Inhalte (Text, Bild, Audio, Video) künstlich erzeugt oder wesentlich manipuliert wurden und eine Kennzeichnungspflicht besteht,
• ein Hochrisiko-KI-System Entscheidungen über sie trifft oder solche Entscheidungen unterstützt (Information nach dem AI Act und parallel nach Art. 13, 14 und ggf. Art. 22 DSGVO).

Wir setzen derzeit keine Emotionserkennungs- oder biometrischen Kategorisierungssysteme im Sinne des AI Act gegenüber Website-Besuchern ein. Sollten solche Systeme jemals eingesetzt werden, informieren wir die betroffenen Personen vorab und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem AI Act.

Die Informationen werden in verständlicher und zugänglicher Form bereitgestellt – spätestens bei der ersten Interaktion bzw. Exposition, z. B. über Produkt-Hinweise, Benutzeroberflächen, Vertragsunterlagen oder diese Datenschutzerklärung.

8. Zwecke und Rechtsgrundlagen der KI-bezogenen Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen von KI-gestützten Funktionen verarbeitet werden, geschieht dies insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Logistik- und Preis-/Prozess-Services,
• Automatisierung und Qualitätssteigerung operativer Workflows,
• Auswertung und Strukturierung von Geschäfts- und Transportdaten im Kundenauftrag oder zur Vertragserfüllung,
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Fehleranalyse,
• Weiterentwicklung und Qualitätssicherung unserer Modelle und Systeme (soweit gesetzlich zulässig und datenschutzkonform ausgestaltet).

Rechtsgrundlagen können insbesondere sein:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. sichere und effiziente Logistikprozesse, Produktverbesserung – abgewogen gegen Ihre Interessen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit wir diese gesondert einholen.

Sonderkategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden durch unsere KI-Systeme nicht gezielt verarbeitet. Sollten solche Daten unvermeidbar in Kundendaten enthalten sein, gelten erhöhte Schutzmaßnahmen und – soweit erforderlich – eine gesonderte Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO.

9. Automatisierte Entscheidungen und menschliche Aufsicht

Unsere KI-Funktionen dienen in der Regel der Unterstützung fachlicher Entscheidungen (Decision Support) und ersetzen nicht ohne Weiteres eine abschließende menschliche Entscheidung über Sie.

Soweit in Einzelfällen eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung getroffen wird, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), geschieht dies nur, wenn dies für den Vertrag erforderlich ist, gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. In diesen Fällen informieren wir Sie gesondert und stellen geeignete Maßnahmen bereit, insbesondere das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung.

Im Sinne des AI Act sorgen wir – soweit einschlägig – für wirksame menschliche Aufsicht (Human Oversight), nachvollziehbare Prozesse und die Möglichkeit, KI-Ausgaben zu hinterfragen oder zu korrigieren.

10. Datenquellen, Kategorien und Speicherdauer bei KI-Nutzung

Je nach Produkt können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Stammdaten und Kontaktdaten von Ansprechpartnern (Name, Funktion, E-Mail, Telefon, Unternehmen),
• Vertrags-, Auftrags- und Transportdaten (z. B. Sendungs-, Preis-, Routen-, Zeit- und Dokumenteninformationen),
• Nutzungs- und Protokolldaten aus Plattformen (technische Logs, Interaktionen, Fehlermeldungen),
• Inhalte, die Sie oder Ihre Organisation in Systeme eingeben (Freitexte, Dateien, strukturierte Formulare).

Die Daten stammen von Ihnen selbst, von Ihrem Unternehmen / Vertragspartner oder – soweit vertraglich und rechtlich zulässig – von verbundenen Dienstleistern und Datenquellen im Logistikprozess.

Speicherdauer: Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen) dies verlangen. Trainings-, Log- und Protokolldaten werden nach Zweckfortfall gelöscht oder anonymisiert / aggregiert, soweit möglich und rechtlich zulässig.

11. Einsatz von KI-Drittanbietern und Auftragsverarbeitung

Zur Bereitstellung einzelner Funktionen können wir spezialisierte KI-, Cloud- oder Infrastruktur-Anbieter als Auftragsverarbeiter oder – in Ausnahmefällen – als eigenständig Verantwortliche einbeziehen. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge nach Art. 28 DSGVO. Dabei achten wir insbesondere auf:

• Zweckbindung und Weisungsgebundenheit,
• Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen,
• Lösch- und Rückgabepflichten,
• Regelungen zur Unterauftragsvergabe,
• Unterstützung bei Betroffenenrechten und Meldepflichten,
• soweit relevant: Einschränkungen zur Nutzung Ihrer Daten für Modelltraining Dritter (kein Training mit Ihren Daten ohne vertragliche Grundlage und – soweit erforderlich – ohne Ihre Einwilligung / Information).

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR erfolgt nur bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) sowie ggf. zusätzlicher Maßnahmen nach Maßgabe der DSGVO.

12. Datenminimierung, Qualität und Schutzmaßnahmen bei KI

Bei Konzeption und Betrieb von KI-Systemen beachten wir die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung, Richtigkeit und Integrität/Vertraulichkeit (Art. 5 DSGVO). Dazu gehören insbesondere:

• Beschränkung der Eingabedaten auf das für den jeweiligen Zweck Erforderliche,
• soweit möglich Pseudonymisierung oder Anonymisierung,
• Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung und Protokollierung,
• Maßnahmen gegen Missbrauch, Prompt-Injection und unbefugte Offenlegung,
• regelmäßige Prüfung von Ausgabequalität, Bias-Risiken und Fehlerraten im Rahmen unseres Risikomanagements,
• Schulung der Mitarbeitenden im verantwortungsvollen Umgang mit KI.

13. Weitergabe von Daten (allgemein)

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn:

• Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• dies zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
• die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. gegenüber Hosting-, IT-, Zahlungsdienst- oder Logistikpartnern.

Empfänger können insbesondere IT- und Hosting-Dienstleister (u. a. im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Website), Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Rechtsanwälte sowie – im Rahmen von Kundenaufträgen – Transport- und Logistikpartner sein.

14. Zahlungsabwicklung

Zum Zweck der Abwicklung von Zahlungen in Verbindung mit Speditions- bzw. Logistikaufträgen können Zahlungsdaten (z. B. Konto- oder Kreditkartendaten) sowie Kontakt- und Identifizierungsdaten erhoben und an Zahlungsdienstleister übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend können gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gelten.

15. Videoüberwachung

Teile unserer Betriebsstätten können videoüberwacht sein (insbesondere Zugänge und Rampen). Zwecke sind die Wahrnehmung des Hausrechts, die Prävention von Straftaten sowie die Beweissicherung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 4 BDSG. Auf die Videoüberwachung wird vor Ort hingewiesen. Die Aufzeichnungen werden nur so lange gespeichert, wie es zur Zweckerreichung erforderlich ist, und anschließend gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Klärung konkreter Vorfälle nötig ist.

16. Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen einer Bewerbung übermitteln, ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wird keine Einstellung vorgenommen, löschen wir die Bewerbungsdaten in der Regel spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, Sie willigen in eine längere Speicherung (Talentpool) ein oder gesetzliche Pflichten erfordern etwas anderes.

Soweit wir im Bewerbungsprozess KI-unterstützte Tools zur Vorauswahl oder Auswertung einsetzen würden, informieren wir Bewerberinnen und Bewerber hierüber gesondert und wahren die Transparenz- und Aufsichtspflichten nach DSGVO und AI Act.

17. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO),
• soweit einschlägig: Information und Erläuterungen zur Nutzung von KI-Systemen sowie die Möglichkeit, menschliche Überprüfung zu verlangen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutz@tieby.com.

Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde oder der Behörde Ihres Aufenthaltsorts. Die für Nordrhein-Westfalen zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

18. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

19. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Innerhalb des Website-Besuchs verwenden wir TLS/SSL-Verschlüsselung in der von Ihrem Browser unterstützten Stufe. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert und an die besonderen Risiken von KI-Systemen (u. a. Vertraulichkeit von Eingaben und Ausgaben) angepasst.

20. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung / Folgen der Nichtbereitstellung

Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne bestimmte Angaben können wir jedoch Anfragen nicht beantworten, Verträge nicht durchführen oder einzelne KI-gestützte Funktionen nicht bereitstellen.

21. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, Produkte und KI-Systeme oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter www.tieby.com/datenschutz.html.

Stand: Oktober 2026